L’importance d’une bonne gestion documentaire

Publié le 9 février 2024 - Services administratifs

À quoi pensez-vous à l’évocation du mot “cave” ? Vin ? Stockage ? Encombrement ? Poussière ? ….

Eh bien abordons aujourd’hui le sujet de la cave d’archives, fonctionnelle et bien organisée.

Si notre bureau mérite d’être rangé et organisé quotidiennement, pourquoi nos documents et archives ne peuvent-ils pas être à leur place eux aussi ?  Ne mériteraient-ils pas un peu d’attention ?

D’habitude, on dit qu’il n’est pas bon de ressasser le passé, mais le dossier bilan 2001 n’a plus vraiment sa place dans ce classeur tout poussiéreux qui traine au fond de la cave…

Notre cliente, Olivia Allard dirigeante de la société Coluni, propriétaire des pépinières d’entreprises Perigord, a fait appel à l’expertise du Groupe Emargence en matière de gestion documentaire. Voilà une bonne résolution à suivre et Emargence sera à vos côtés pour l’exhausser ! Retour d’expérience.

On établit un état des lieux

Après une première opération de gestion des archives numériques via la structuration d’une Dropbox professionnelle, notre cliente nous a confié la réorganisation des archives papier stockés en cave, avec une date butoir à fin décembre 2023.

Entre caisses archives impossibles à manipuler, classeurs aux mécanismes détériorés issue d’une histoire entrepreneuriale vieille de 120 ans et issue de l’Ecole Universelle,  l’ ancêtre du CNED … et diverses chemises éparpillées, notre équipe admin, composée de Sophie Nouvel, Directrice de pôle, Diana Chebbine et Chrystel Colson, toutes deux office-managers, n’a pas eu peur de relever le défi et de redonner de la couleur aux caves !

C’est donc avec méthodologie que notre chef d’orchestre, Sophie Nouvel, en collaboration avec la chef de projet côté client, Karine Greday, ont transformé les caves remplis d’archives divers et variés en un lieu structuré, rangé, aéré rendant le stockage et la consultation d’archives presque aussi agréable que s’il y avait de bonnes bouteilles !

Un premier état des lieux a été effectué afin d’avoir une vision exhaustive du contenu des archives de la cave avec mention obligatoire des années concernées, comme peuvent l’être les millésimes des grands crus.

À l’appui des délais de conservation retenus par la société par nature de documents (un compromis entre délais légaux et besoins internes), une liste a été soumise à validation de la dirigeante afin de dire « adieu » à une quantité d’archives à jeter.

Grâce à notre expérience, nous avons pu gérer directement l’enlèvement des archives à jeter, avec notre prestataire habituel.

 

On vide

Après ce premier nettoyage, nous avons ensuite procédé au retrait des contenants (caisses, classeurs, …) pas très maniables pour basculer en boîtes archives, après une étape d’embrochage des documents.

C’est en bleu de travail que notre équipe admin s’est présentée, prête à user de ses bras musclés pour manipuler les caisses archives et autres éléments tout aussi lourds et poussiéreux !

On étiquette

Pour parfaire le référencement, faciliter la recherche et la destruction future des archives, un étiquetage normé est venu identifier chaque boîte-archive. Y sont mentionnés, le nom de la société, le descriptif du contenu avec l’année et enfin l’année de destruction prévue. Cette dernière information est indispensable pour faciliter l’archivage annuel et la destruction d’archives dites “périmées” au regard de la règle de conservation retenue par la société.

Ces étiquettes jouent un rôle crucial pour garantir un fonds d’archives propre !

On en met sur toutes les boîtes, on structure les étagères en les référençant (A1, B2, etc..). Tel un jeu (touché-coulé), on place, on déplace, on replace, on décale … le tout dans une ambiance conviviale, rythmée par une playlist dynamique.

Avant notre intervention
Après notre intervention

Visuellement, la cave n’a jamais été aussi allégée (et même aussi spacieuse !). En même temps, avec une cave organisée de la sorte, on pourrait même songer à y vivre.

On profite

Ce “grand ménage” offre davantage de sérénité, avec des outils adaptés pour épauler notre cliente dans la vie courante de son entreprise. C’est aussi un gain de temps énorme dans les recherches et les consultations quotidiennes.
Une bonne gestion de ses archives, c’est plus de sourire et moins de sourcils froncés !

Mais c’est elle qui en parle le mieux :

Quel soulagement et quel bonheur d’avoir pu confier cette mission à Sophie et à son équipe !
Auparavant nous avions une appréhension avant de descendre dans les caves poussiéreuses et désordonnées… nous ne savions ni ranger les nouvelles archives, ni retrouver les vieux documents… désormais tout est confortable pour notre équipe et ce coup de frais et ce rangement lumineux nous a permis de nous recentrer sur les éléments vraiment importants à garder … nous gardons précieusement la présence de Sophie une fois par an désormais en juillet pour continuer à veiller sur le bon archivage et la bonne gestion de nos archives !
Un grand merci pour vos compétences et votre expertise qui nous ont permis de nous réapproprier notre histoire ….papier !

Olivia ALLARD, Dirigeante de la Pépinière d’entreprises PERIGORD

Quant aux office-managers du Groupe, quoi de mieux qu’une cliente satisfaite ! Le sentiment d’avoir été utile et d’avoir mené à bien une mission qui, il faut bien se le dire, ne fait pas rêver.
C’est avec rigueur et méthodologie que l’équipe admin a remporté le défi et respecté l’échéance prévue.

Sortons le champagne !

Découvrez la Pépinière d’entreprises PERIGORD

Publié le 9 février 2024 - Services administratifs

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