Contrôle Urssaf : les justificatifs doivent être présentés à temps

Une entreprise peut-elle attendre de contester un redressement Urssaf devant le juge pour produire les documents justifiant la déduction de frais professionnels ? Une question récemment tranchée par la juge…

Justificatifs de frais professionnels : pas de seconde chance devant le juge ?

Les sommes versées aux salariés en remboursement de frais professionnels peuvent, sous certaines conditions, être exclues de l’assiette des cotisations sociales.

Mais, pour ce faire, l’employeur doit être en mesure de justifier la réalité de ces frais et le respect des conditions d’exonération, notamment en cas de contrôle Urssaf.

Dans une récente affaire et à la suite d’un contrôle portant sur les années 2015 et 2016, une entreprise fait l’objet de plusieurs chefs de redressement de cotisations sociales.

Elle décide de contester ces redressements, sa contestation portant notamment sur la réintégration dans la base de calcul des cotisations sociales des indemnités de panier versées à certains salariés.

Pour démontrer que ces indemnités remplissent les conditions permettant leur déduction au titre des frais professionnels, elle produit de nouveaux documents justificatifs devant le juge, saisi de cette contestation.

« Irrecevables ! » rétorque l’Urssaf qui découvre ces documents et qui s’étonne du fait qu’ils n’avaient pas été transmis, ni au cours du contrôle Urssaf, ni même pendant la période contradictoire qui s’est écoulée après ce contrôle et pendant laquelle l’entreprise a pu échanger avec ses services.

« Recevables ! », au contraire pour l’entreprise qui considère que l’Urssaf peut prendre connaissance de ces documents et présenter ses observations au cours de la procédure judiciaire.

« Irrecevables », pour le juge qui tranche en faveur de l’Urssaf : les entreprises doivent conserver et présenter les éléments permettant de démontrer l’exactitude de leurs déclarations, afin que les organismes de recouvrement puissent contrôler l’application de la législation sociale.

Si le cotisant doit, en principe, pouvoir présenter au juge les pièces nécessaires au succès de ses demandes, cette possibilité connaît une limite lorsque la preuve porte sur le respect des conditions de déduction de frais professionnels.

Lorsque l’employeur entend bénéficier de cette déduction, il lui appartient de prouver que les conditions requises sont effectivement remplies.

Les justificatifs correspondants doivent donc être communiqués pendant les opérations de contrôle ou au cours de la phase contradictoire et ne peuvent pas être produits pour la 1re fois devant le juge afin de remettre en cause le redressement.

Ici, puisque l’entreprise n’avait pas fourni en temps utile les éléments justifiant les indemnités de panier, les nouveaux documents ne peuvent pas être présentés devant le juge à l’appui de son recours. Le redressement est donc confirmé.

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