Communiquer et piloter efficacement par le biais du tableau de bord

Communiquer et piloter efficacement par le biais du tableau de bord

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel et contraignant, accroître la performance et la création de valeur devient un impératif au développement de toute organisation.

Dans la quête d’une meilleure visibilité, déployer un outil de pilotage, tel que le tableau de bord, vous permettra de suivre les points critiques de votre activité, de mettre en place des plans d’actions et de renforcer la circulation d’informations.

Cependant, un tableau de bord n’est pas seulement un outil. Sa construction doit s’inscrire dans une démarche active et s’envisager comme un projet à part entière.

 

Comment initier la conception d’un tableau de bord et quelles implications pour l’organisation ?

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Le tableau de bord, un outil pour agir et communiquer

La mise en place d’un tableau de bord est très souvent une démarche impulsée par des changements majeurs au sein de l’entreprise.

En effet, si vous êtes dans une des situations suivantes : démarrage d’une nouvelle activité, lancement d’un nouveau produit, internalisation, externalisation ou encore fusion ; la mesure de votre performance est centrale afin de contrôler et d’assurer votre pérennité.

Cela passe par :

  • La mise en place d’indicateurs ; 
  • Leur formalisation sous forme de tableau de bord.

Et en respectant deux principales contraintes :

  • Informations faciles à interpréter ;
  • Liens entre les indicateurs peu nombreux et bien identifiés.

Toutefois, pour être créateur de valeur, votre tableau de bord ne doit pas seulement servir à constater l’atteinte d’un résultat ou un écart par rapport à un objectif fixé. Il doit vous permettre de piloter la performance en amont c’est-à-dire d’agir sur les leviers qui la détermine.

Au-delà d’un outil de mesure, le tableau de bord représente également une information centrale utile à la communication au sein de votre entreprise et avec les tiers.

Pour communiquer efficacement, il est important de garder en mémoire les points clés ci-dessous :

  • Sélectionner des indicateurs qui communiquent une information essentielle et qui sont adaptés à la cible ;
  • Porter une attention particulière aux supports de communication en rendant l’information attractive ; la compréhension de l’information étant primordiale.

Le tableau de bord pourra aussi bien servir à votre communication interne qu’externe, en adaptant l’information diffusée.

L’amélioration de la performance passera également par une communication interne renforcée et un partage des indicateurs mis en place.

 

Une démarche de construction à intégrer au sein de l’entreprise

Mettre en place un tableau de bord n’a pas pour seule vocation de permettre les remontées d’information, il doit inciter les parties prenantes à s’investir dans la gestion et à se sentir impliquées.

C’est pourquoi il est important de ne pas le construire seul, mais de le penser comme un véritable projet d’entreprise nécessitant de fédérer les acteurs. Le but est de travailler de manière transversale afin d’avoir une vue très large du fonctionnement de l’entreprise et de se placer dans une position d’observateur et d’acteur privilégié.

 

 

Exemple 1 :

 

L’objectif d’un ratio de 54% n’est pas tenu. En 6 mois, les coûts ont substantiellement augmenté. Dans le cas présenté, de fortes dépenses étaient prévues au premier semestre et une diminution du ratio est à attendre sur le second semestre, dans l’objectif d’être proche de 54% en fin d’année.

Notre préconisation : vérifier que la tendance s’inverse au second semestre. Si ce n’est pas le cas, prévoir une analyse plus fine afin d’identifier les postes en déviation. Dans un second temps, il sera nécessaire de rencontrer les responsables de ces dépenses, échanger ensemble sur les justifications et décider de plans d’actions si nécessaire.

Exemple 2 :

 

 

 

Anticiper les impacts sur l’organisation

L’un des points de vigilance essentiel est l’état des lieux du système d’information car, sans base de données fiabilisée, aucun indicateur ne pourra être produit selon des critères de qualité, de simplicité et d’efficacité.

Instaurer un système de pilotage pourra aussi entrainer un bouleversement des habitudes de travail. Une phase d’adaptation et d’acceptation du changement est indispensable pour chaque service concerné ; la construction et la définition d’indicateurs ayant pour conséquence une remise en question de l’existant et des pratiques.

Nous vous conseillons donc de porter une attention particulière à la formation et à l’information régulière des différentes parties prenantes tout au long du projet.

En synthèse : bonnes pratiques et erreurs à éviter

Les bonnes pratiques Les erreurs à éviter
Dans un premier temps, mettre en place le tableau de bord sur un périmètre restreint (par exemple, un seul service) avant de l’étendre à tous les niveaux de l’entreprise Ne pas anticiper le manque de disponibilité des interlocuteurs et d’implication des parties prenantes
Ne pas se limiter à la mesure de la performance financière Se contenter de constater un résultat sans mise en place de plans d’actions et de recommandations
Mettre en évidence les résultats les plus significatifs, les écarts et les tendances ; l’aspect synthétique du tableau de bord étant essentiel Construire des indicateurs : Trop nombreux ; Définis de façon imprécise ; En utilisant des données non fiabilisées.
Veiller à la régularité et la fiabilité des informations remontées Ne pas prévoir un tableau de bord adaptable et évolutif : le système d’information doit être dynamique pour fournir des résultats toujours pertinents et adaptés aux besoins de l’organisation.

 

Conclusion

Dans l’objectif d’accompagner au mieux nos clients, il est nécessaire de prendre en compte les particularités et les impacts non négligeables d’un tel projet.

Bien pensé et intégré, le tableau de bord constituera un véritable levier de création de valeur pour votre organisation qui va ainsi pouvoir suivre ses actions, communiquer sur ces dernières et décider d’actions correctrices ou de maintien.

Il s’agit d’un réel projet d’entreprise qui contribuera à rassembler vos collaborateurs, sera un levier de management et impactera positivement votre performance.


Auteur

Céline BERTIN | Collaboratrice confirmée

Céline BERTIN | Collaboratrice confirmée

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