Sans règles du jeu, c’est la règle du JE qui prévaut ! Vous connaissez sûrement cet adage qui transpire de vérité.

Pour que le classement des documents soit guidé et surtout que la recherche soit rapide, la règle de nommage facilite la lecture des fichiers et par conséquent, leur identification instantanée.

Alors que la Data vaut de l’or, nombre d’entreprises sous-estiment encore l’importance d’un plan de classement structuré et d’une règle de nommage efficace. Et pourtant, c’est le duo gagnant d’une organisation de travail performante prônant une réactivité sans faille.

Une règle de nommage, qu'est-ce que c'est ?

La règle de nommage est la ligne directrice de conduite à appliquer pour nommer les documents/fichiers afin de faciliter l’accès à l’information. Comme pour le plan de classement, elle demande à être construite avec une équipe projet composée de parties prenantes afin que celles-ci soient totalement impliquées et forces d’exemple.

Y recourir est source d’avantages indéniables :

• gain de temps
• fichiers sécurisés
• accessibilité garantie
• recherche facilitée
• problèmes techniques limités (systèmes d’exploitation, transferts ou partages de fichiers)
• pratiques harmonisées au sein d’une organisation

Les règles de base à respecter

Une règle de nommage efficace est une règle partagée et adoptée par tous les intervenants. Sa construction nécessite un travail collaboratif assurant ainsi son utilisation systématique / future.

Pour la définir, il convient de respecter quelques règles de base :

• Bannir les signes diacritiques :
  • pas d'accents ni de tréma (é, è, ê, ä)
  • pas de cédille (ç)
  • pas de caractères spéciaux : , ; . : ! ? / \ " # [ ] > < % * @ = & ^ ( ) ¨ ^ ° * ‘ « » " ° ` # { } [ ] < > | \ / @ = ~ + * % $ € ? : & #
• Utiliser le underscore « _ » (tiret du 8) entre les termes pour remplacer les espaces. Sinon, certains systèmes ajoutent automatiquement des underscore à la place des espaces.
• Mentionner systématiquement une date pour faciliter l’archivage futur du fichier. Les dates peuvent être sous le format AAAAMMJJ ou AAAA-MM-JJ (norme ISO 8601). La date à l’américaine favorise le classement chronologique. Elle peut se trouver à la fin du nom de fichier ou au début. Si présence d’une date dans le libellé, privilégier le format JJMMAAAA car plus lisible et compréhensible.
• Eviter les mots vides ou articles : le, la, les, un, une, des, et, ou, etc, ou les mots de liaison
• Choisir des mots clés pertinents, voire des abréviations usuelles dans le secteur d’activité
• Utiliser des noms uniques, au besoin mentionner le versioning à la fin. Exemple : xxx V2023 ou VDef
• Utiliser des noms courts (max 30 caractères)
• Toujours penser à faciliter la lecture du fichier, et donc sa compréhension, par une tierce personne. Donc penser aussi à préciser la nature du fichier : si c’est un mail, un courrier, une convocation, un rapport, un tableau, une liste, ….

Exemples d’application

Si l’on parle de LA règle de nommage, il faut néanmoins nuancer son côté unique et se laisser la possibilité d’en utiliser plusieurs pour répondre à des besoins multiples. C’est bien souvent le contenu d’un répertoire qui va orienter la construction de la règle.

Pour vous aider à construire la vôtre (ou les vôtres), voici quelques exemples de règles de nommage susceptibles de vous inspirer.

Astuces & Conseils :

Il peut être parfois difficile d’appliquer stricto-sensu la règle définie. Néanmoins, il faut garder à l’esprit de trouver le meilleur compromis entre la règle et le besoin d’une désignation plus explicite permettant de traduire plus facilement le contenu du document. Sans oublier de se poser la question : et si le fichier s’égare, est-ce que je peux le retrouver, l’identifier, et le reclasser au bon endroit ?

• La séparation avec le “tiret du 6 (-)” peut favoriser la lisibilité du nom du fichier, en coupant le nom par bloc.
• Les espaces sont parfois remplacés par les tirets underscore “ _” par les systèmes windows. Il convient de trouver l’équilibre entre aérer le texte pour faciliter sa lecture et éviter trop d’espaces qui peuvent être alourdis par le remplacement du tiret du 8.
• Autre usage : écrire tout collé mais avec des majuscules pour séparer les mots et comprendre le texte. Exemple : ContratdeLocation

Faites appel à des experts

Forts de leurs expériences, nos offices-managers vous accompagnent dans la définition et le déploiement de votre plan de classement et de votre règle de nommage. Mieux, un guide de procédures de la gestion de votre fond documentaire est un des livrables phares de notre accompagnement.
Le pôle Office Management du Groupe Emargence est à votre disposition pour vous aider à mettre en place une organisation efficace de votre fond documentaire.