Mieux que le rangement, le classement intègre une dimension intellectuelle alliant organisation logique et analyse du document pour l’application d’un traitement adapté.
Un plan de classement, qu’est-ce que c’est ?
Un plan de classement est un outil d’organisation des documents conçu pour faciliter le stockage et le repérage des documents. Il permet de s’orienter de manière logique et hiérarchique, d’un sujet général à un sujet spécifique, dans un fonds documentaire ou une collection. La création de dossiers et de sous-dossiers constitue l’arborescence.
Il existe différents types de plans de classement suivant le contexte d’utilisation. C’est ainsi que les classements alphabétiques (basés sur les titres) et numériques (basés sur un numéro d’identification) seront parfaitement adaptés à une gestion de fonds documentaire à plus ou moins gros volume, par des archivistes. Le classement thématique sera, quant à lui, plus couramment utilisé, notamment par les entreprises, tout en sachant que les différents types de classements peuvent se combiner pour répondre à des besoins précis.
Critères d’efficacité
Un plan de classement efficace est un plan de classement partagé et adopté entre tous les intervenants. On ne crée pas un plan de classement pour soi mais pour les autres, en réponse à leurs besoins ! Sa construction nécessite un travail collaboratif assurant ainsi sa pérennité.
Intuitif/Parlant/facilitant/facilitateur : Il doit être logique, parler au lecteur et être facilement compréhensible ce qui nécessite l’usage de mots courts et pertinents.
Fiable : On doit pouvoir s’appuyer dessus sans se poser de questions, retrouver n’importe quel document à n’importe quelle étape de son cycle de vie.
À jour : Assurer une mise à jour régulière, en conformité aux attentes des intervenants grâce à la nomination d’un responsable (ou des responsables de rubriques) qui veillera à la pertinence de l’arborescence garantie par une revue annuelle a minima.
Mise en oeuvre
Le plan de classement thématique de votre entreprise a pour vocation de refléter toute l’activité de celle-ci et son histoire. Il est le moyen pratique de regrouper l’ensemble des documents composé de deux catégories :
- les documents à caractère permanent. Exemple : les contrats, les statuts, …
- les documents vivants, dits “annuels”. Exemple : les bulletins de paie de l’année X, les factures de l’exercice X, …
Pour garantir l’efficacité du plan, il est indispensable de créer une équipe projet chargée de sa construction, afin qu’il soit adapté à l’entreprise et à la logique de chacun. Et ce dernier point n’est pas en reste ! C’est pour cette raison qu’un plan de classement se déploie en étapes successives de tests afin d’en apprécier son exhaustivité (couvre-t-il l’ensemble des documents de l’entreprise et tous les types ?) et son adéquation avec les besoins de chacun.
Sans en faire une usine à gaz, le plan de classement se compose de répertoires de niveau 1, les plus “globaux” et pourtant les plus parlants puis des répertoires de niveau 2 un peu plus spécifiques, puis de niveau 3 selon les besoins des intervenants concernés, tout en gardant à l’esprit la simplicité d’utilisation / navigation afin de ne pas alourdir l’accès à l’information.
Par expérience, il est bon d’anticiper le nettoyage de votre fond documentaire et de dédier un répertoire à l’archivage, avec une méthodologie de traitement simple et rapide garantissant la traçabilité et la conservation des documents qui doivent l’être.
Dans le même esprit, la pratique nous appelle à la raison. Il est bien souvent utile de créer un répertoire temporaire, sous la responsabilité d’une personne veillant à son bon fonctionnement. L’objectif étant ici de pouvoir répondre à un besoin de partage temporaire avec des tiers extérieurs (sinistres d’assurance, litige avocat, …) et regrouper dans un seul endroit tous les fichiers nécessaires. Bien évidemment, ce répertoire sera supprimé une fois la transmission-partage terminée.
L’index
Savoir de quelle manière accéder à un document rapidement peut vous faire gagner beaucoup de temps. L’index est donc majeur ! 😉
C’est une notice précieuse d’aide à la compréhension du plan de classement qui permet de s’y retrouver et d’utiliser le plan facilement.
Le duo gagnant : Un bon plan de classement s’accompagne d’une bonne règle de nommage.
Faites appel à des experts
Forts de leurs expériences, nos offices-managers vous accompagnent dans la définition et le déploiement de votre plan de classement et de votre règle de nommage. Mieux, un guide de procédures de la gestion de votre fond documentaire est un des livrables phares de notre accompagnement.
Le pôle Office Management du Groupe Emargence est à votre disposition pour vous aider à mettre en place une organisation efficace de votre fond documentaire.
