Expertises : Expertise comptable

Associés SEL déclarant leurs rémunérations techniques en Bénéfices Non Commerciaux : ce qu’il faut savoir sur l’impact fiscal / comptable

À compter du 1er janvier 2024, l’administration fiscale dissocie deux types de rémunération :

  • Une liée au mandat social ;
  • Et une autre liée aux fonctions techniques.

Cela revient à dire qu’il conviendra dorénavant de distinguer :

  • La rémunération perçue au titre du mandat social ;
  • La rémunération perçue au titre des fonctions techniques, c’est-à-dire, liée à l’exercice de l’activité libérale.

 

Tableau synthétique de la rémunération des associés de SEL

L’administration a récemment commenté les conséquences de ce changement de régime fiscal en précisant quelles rémunérations entraient dans l’une ou l’autre catégorie d’imposition (BNC ou traitements et salaires/article 62 du CGI). En savoir +

La fonction de Gérant versus la fonction BNC

Le BOFIP propose une définition de ces fonctions :

L’administration fiscale rappelle que les rémunérations perçues au titre de la fonction de gérant sont celles allouées à raison des tâches qui ne sont pas réalisées dans le cadre de l’activité libérale (par exemple : convocation d’assemblée, représentation de la société dans les rapports avec les associés et à l’égard des tiers, décision de déplacement du siège social de la société, etc.).

À contrario, en sont exclues les tâches de nature administrative qui sont inhérentes à la pratique de l’activité libérale telles que la facturation du client, l’encaissement, les prises de rendez-vous, les approvisionnements de fournitures, la gestion des équipes ou la rédaction de documents.

Le BOFIP admet à titre de règle pratique que 5 % de la rémunération d’ensemble de l’associé correspond à des rémunérations de mandat social (le pourcentage sera aussi appliqué sur les charges sociales personnelles obligatoires pour distinguer la partie qui concerne Traitements & salaires / BNC).

Précisions dans le BOI-RSE-GER-10-30-27/12/2023 & 530 à 550 (1/2)

CFE – TVA

La Cotisation Foncière des Entreprises (CFE)  est due par toute personne exerçant une activité professionnelle non salarié. La SEL exerce l’activité professionnelle pour le compte de ses associés. Les associés relevant des BNC (rémunérations techniques) et n’exerçant pas d’activité professionnelle propre sont exemptés de la CFE en leur nom propre.

PS : Si l’associé exerce une activité professionnelle propre non salariée, il devient redevable de la CFE au titre de cette activité. L’évaluation de l’existence d’une telle activité professionnelle propre repose sur la présence d’une clientèle propre.

En ce qui concerne la TVA, il est important de noter que les rémunérations techniques perçues par les associés de SEL ne sont pas soumises à cette taxe. Cela est dû au fait que, dans le cadre de la SEL, ce n’est pas l’associé qui supporte le risque économique mais plutôt la société elle-même. En conséquence, ces rémunérations échappent à l’obligation de facturation prévue à l’article 289 du Code Général des Impôts (CGI).

 

Choix Micro-BNC ou Déclaration contrôlée

  • Micro-BNC

Le rescrit du 16 novembre 2023 (intégré au Bofip) permet à l’associé SEL de bénéficier du régime micro-BNC. Il sera donc dispensé du dépôt d’une déclaration n° 2035-SD. Il portera directement le montant de ses recettes annuelles HT sur sa déclaration des revenus n° 2042 C-PRO. Il bénéficiera d’un abattement de 34 % pour frais calculé sur le montant des recettes déclarées.

Condition : respecter le seuil de droit commun prévu par ce régime, à savoir ne pas excéder 77 700 euros de chiffre d’affaires hors taxe lors de l’année civile précédente ou de la pénultième année.

  • Déclaration contrôlée

L’associé de SEL relevant du régime de la déclaration contrôlée de plein droit ou sur option déclare son résultat annuel sur la déclaration n° 2035-SD (CGI, art. 172). L’obligation de télédéclaration est désormais généralisée. La date limite de dépôt de la déclaration de l’année N est légalement fixée au 2ème jour ouvré suivant le 1er mai N+1, mais un délai supplémentaire de 15 jours est accordé en cas de télédéclaration.

La déclaration de l’associé devra notamment contenir la rémunération totale perçue, les charges sociales obligatoires et facultatives déductibles, ainsi que les frais professionnels qu’il supporte directement tels que les frais de déplacements et les frais supplémentaires de repas. Le résultat déclaré est reporté sur la déclaration n° 2042 C-PRO.

 

Rémunération technique à déclarer en recettes sur la déclaration n°2035

Rémunération technique versée par la SEL

+

Dépenses professionnelles de l’associé acquitées en son nom et pour son compte par la SEL

Charges déductibles sur la déclaration n°2035

  • Dépenses engagées dans le cadre de l’excercice des fonctions techniques (Ex : trajet domicile-travail)
  • Cotisations sociales obligatoires réglées (soit par le SEL, soir par l’associé lui-même) sans limite de plafond
  • Cotisations sociales facultatives réglées (soit par le SEL, soir par l’associé lui-même)dans la limite de plafond

Certaines dépenses sont à la charge de la SEL et elles ne pourront pas être déduites dans la comptabilité BNC de l’associé.

Le conseil de l’Expert-Comptable :

Nous pensons que tous les frais mixtes sont dangereux a passer en comptabilité BNC (loyer, EDF, Assurance domicile, travaux d’aménagement). L’administration a déjà fait savoir que ces frais étaient susceptibles d’être redressé car ne concourant pas à l’activité.

 

CONCLUSION

Cette obligation comptable et fiscale n’est pas sans incidence. IL faudra faire attention car des surveillances de dossiers vont se faire dès les premières années pour éviter les abus, cette solution étant moins avantageuse pour le contribuable qui perd en outre l’abattement de 10 % pour frais professionnels.

De plus l’administration a précisé dans son rescrit de décembre, quant aux modalités de mise en œuvre, que :

Les associés d’une SEL, agissant au nom et pour le compte de la société, ne répondent pas à la définition d’entrepreneur individuel et ne peuvent donc pas opter pour l’assimilation à une EURL (et par extension, ils ne peuvent pas être soumis à l’IS) ;

Les associés de SEL peuvent bénéficier des dispositifs d’épargne salariale en tant que dirigeant, même si ces dispositifs s’adressent en première intention aux salariés, mais uniquement dans certains cas strictement visés par la loi (c’est-à-dire lorsque les associés ont le statut de président, directeur général, gérant ou membre du directoire de la société).

 

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Fiche offre : Assurez la sécurité de votre entreprise

2 dispositifs pour se prémunir du stress engendré par un contrôle.

Avec l’introduction du Fichier des Écritures Comptables et la récente digitalisation des contrôles, il est normal de s’attendre à être un jour concerné par un contrôle fiscal et/ou
social.


Diminuez votre risque et prémunissez-vous du stress et des coûts engendrés par un contrôle avec 2 dispositifs : l’Examen de Conformité Fiscale (ECF) et l’Assistance au Contrôle Fiscal / Social (ACFS).

Voir la plaquette

En préventif, l’Examen de Conformité Fiscale (ECF) :

Evitez les intérêts et pénalités de retard !

Objectifs :

  • S’assurer, à la fin d’un exercice comptable, de la conformité de votre comptabilité avec les règles fiscales en vigueur ;
  • Disposer d’un délai supplémentaire pour corriger d’éventuelles erreurs ou anomalies ; Si vous prenez en compte les recommandations formulées, la DGFIP n’exigera pas le paiement de pénalités et intérêts de retard sur les 10 points de contrôles de l’ECF.
  • Rassurer l’administration fiscale et diminuer votre risque de contrôles fiscaux.

En cas de contrôle, l’assistance au contrôle (ACFS) :

Etre accompagné lors de la préparation et la défense de votre dossier.

  • Vous accompagner lors de contrôles de l’administration fiscale ou des organismes sociaux jusqu’à 5 jours (équivalent à une facturation moyenne de 6000 € HT) ;
  • Gérer les relations avec l’administration ;
  • Vous permettre de vous consacrer à votre activité en toute sérénité.

Chaque année, l’administration effectue près de 50 000 contrôles fiscaux et l’URSSAF près de 150 000 contrôles sociaux.

L’ECF : mission & tarifs

Nos missions :

  • Audit de la comptabilité en 10 points de contrôle
  • Détection des éventuelles anomalies et établissement d’un compte-rendu de mission
  • Echanges : lorsque l’examen fait apparaître une anomalie, correction du point litigieux, à l’aide notamment d’une déclaration rectificative
  • Transmission à l’administration fiscale

Tarifs

  • Régime fiscal BNC, SCI à l’IR, Location meublée non professionnelle (LMNP) : 200 € HT
  • Régime fiscal BIC, SCI à l’IS avec abonnement Assistance au contrôle : 350 € HT
  • Régime fiscal BIC, SCI à l’IS sans abonnement Assistance au contrôle : 600 € HT

L’ACFS : mission & tarifs  

Nos missions * :

  • Assurer une présence lors des rendez-vous importants notamment lors de la 1ère visite du contrôleur
  • Gérer les relations avec le contrôleur pendant toute la procédure
  • Constituer le dossier et fournir l’ensemble des éléments demandés
  • Vérifier la légitimité des demandes émises par le ou les organes de contrôle
  • Répondre avec expertise à toutes les questions et demandes
  • Le cas échéant, préparer une réponse à la proposition de rectification

* L’Assistance au Contrôle Fiscal et/ou
Social n’est applicable qu’aux clients du Groupe Emargence nous ayant confié leurs
missions comptables et/ou sociales.

Tarifs :

Le prix de l’abonnement est calculé en fonction de votre forme juridique, de votre chiffre d’affaire et du nombre de salariés.

Fiche offre : Assistance au contrôle fiscal et / ou social

Nous contribuons à votre sérénité en cas de contrôle.

Chaque année, l’administration effectue près de 50 000 contrôles fiscaux et l’URSSAF près de 150 000 contrôles sociaux.
De plus, avec l’introduction du Fichier des Écritures Comptables et la récente digitalisation des contrôles, il est normal de s’attendre à être un jour concerné !
Et dès qu’il est question de contrôle, les chefs d’entreprise sont inquiets.

À l’écoute de nos clients et souhaitant anticiper le renforcement des contrôles, EMARGENCE propose une assistance spécifique afin que la procédure se déroule dans les meilleures conditions et à coût réduit. Nous vous accompagnerons dans la préparation et la défense de votre dossier.

Voir la plaquette

Notre accompagnement

Grâce à la mise en place d’un abonnement annuel, EMARGENCE vous assistera lors de contrôles que l’administration fiscale ou les organismes sociaux * (URSSAF, RSI, congés payés, …) effectueraient auprès de votre société.

Quand le contrôle survient, contactez Sophie NOUVEL 

Nous ajustons l’équipe nécessaire au bon déroulement du contrôle.

Nous gérons les relations avec l’administration.

Consacrez-vous à votre activité en toute sérénité.

Cette assistance comprend l’intervention d’une équipe dédiée, et ce jusqu’à 5 jours (équivalent à une facturation moyenne de 6 000 € HT) pour :

  • Assurer une présence lors des rendez-vous importants notamment lors de la 1ère visite du contrôleur ;
  • Gérer les relations avec le contrôleur pendant toute la procédure ;
  • Constituer le dossier et fournir l’ensemble des éléments demandés ;
  • Vérifier la légitimité des demandes émises par le ou les organes de contrôle ;
  • Répondre avec expertise, à toutes les questions et demandes ; 
  • Préparer, le cas échéant, une réponse à la proposition de rectification. 

Nos tarifs :

Le prix de l’abonnement est calculé en fonction de votre forme juridique, de votre chiffre d’affaire et du nombre de salariés.

 

* L’Assistance au Contrôle Fiscal et/ou Social n’est applicable qu’aux clients du Groupe Emargence nous ayant confié leurs missions comptables et/ou sociales.

Contactez-nous

Renfort en management de transition sur les fonctions finance, comptable ou de contrôle de gestion

Que cela soit pour soutenir et renforcer une équipe ou encore amorcer un projet de transformation, le management de transition consiste à confier provisoirement la direction d’un service à un dirigeant opérationnel externe, d’une très grande adaptabilité et habitué à la gestion des contraintes.
Occupant un poste clé à titre temporaire, il assure le management des équipes, optimise les processus d’un service, réorganise les tâches et améliore le contrôle interne.

 

Pourquoi faire appel à une équipe externe ?

Au cours de votre activité, vous pourrez avoir d’un besoin d’un soutien temporaire, immédiatement opérationnel, dont l’expérience et l’expertise vous aideront à faire face à une situation de crise ou à passer un cap de transformation ou de croissance. Le périmètre d’intervention du manager de transition est très large. Il peut assurer des travaux comptables et fiscaux, le reporting des travaux sur le pilotage ou encore des travaux sur les placements.

Ses compétences managériales lui permettent de travailler en mode projet pour mettre en place les solutions les appropriées à vos besoins.
Spécialistes du renfort opérationnel, nos consultants traitent en complète autonomie des clôtures comptables, assurent des missions de management de transition et proposent des solutions pragmatiques permettant d’améliorer vos procédures existantes en termes d’efficacité opérationnelle ou de contrôle interne.

 

Exemples de missions :

  • Encadrement des équipes comptables et financières :
    • Les accompagner : être un référent technique pour les équipes
    • Organiser les tâches : dresser un planning, veiller à son respect par tous les membres de l’équipe, mettre en place des réunions d’équipe et de suivi de temps
    • Superviser leurs travaux
  • Production de certaines tâches :
    • Travaux complexes (fiscalité, écritures d’inventaire, reporting, etc.)
    • Toutes les tâches qui permettent aux équipes d’être plus efficients, qui permettent de les décharger si besoin
  • Réponses aux sollicitations et aux besoins de la direction générale et des autres directions pour les questions financières et comptables et relation avec les commissaires aux comptes
  • Optimisation des procédures de la Direction Financière :
    • Cartographie des processus,
    • Automatisation des données,
    • Mise en place de contrôle de 1er niveau, etc.
    • Accompagnement du choix d’un changement d’outil comptable ou de reporting réglementaire

 

Notre mission comprend :

  • La délégation de l’un de nos consultants seniors pour assurer le management de vos équipes pendant toute la durée de la transition.
  • En fonction de vos besoins, mission sur-mesure, notamment en termes de contenu de la mission, de mise à disposition (temps plein ou temps partiel) et de séniorité de notre consultant.

 

Nos tarifs :

Facturation au temps passé et en fonction du niveau de qualification des intervenants.

  • À partir de : 1 000 € HT / jour

Renforcer mes équipes finance et comptable

Confier provisoirement la gestion ou la direction d’une fonction financière, comptable, juridique, de contrôle de gestion ou de gestion des ressources humaines apporte un renfort opérationnel immédiat et contribue à initier, accompagner ou conduire différents projets en matière de transition, de réorganisation, de revue des procédures, d’optimisation et de bascule d’outils, …

 

Pourquoi faire appel à une équipe externe ?

Au cours de votre activité, vous serez amené à vivre des périodes de charge de travail élevée, notamment lors de la clôture de votre exercice, d’absences de collaborateurs essentiels à la gestion de votre entreprise ou encore d’un manque de compétences clés dans la conduite d’un projet de transformation d’envergure.

Vous aurez alors besoin d’un soutien temporaire, flexible et chevronné, pour vous aider à faire face à ces situations.

Spécialistes du renfort opérationnel en comptabilité, finance, contrôle de gestion, juridique et gestion des ressources humaines, nous mobilisons nos équipes pour vous proposer un management de transition personnalisé et agile en réponse à cahier des charges précis.

 

Exemples de missions :

  • Gestion et optimisation de la trésorerie / maîtrise du BFR
  • Préparation d’un reporting, établissement du budget et du business plan
  • Mise en place de tableaux de bords, d’indicateurs de performances adaptés à l’activité (KPIs)
  • Amélioration des process administratifs (Workflows du process achats, relance clients, process RH…
  • Évolution des système d’informations
  • Supervision des travaux comptables et des déclarations fiscales
  • Recherche de financements
  • Animation, motivation, formation, management de l’équipe administrative et comptable
  • Relai de l’information financière aux actionnaires (reporting) /
  • Participation au comité de direction
  • …

 

Nos tarifs

Tarification à la journée

  • Consultant junior à partir de 800 € HT / jour
  • Consultant senior à partir de 1 100 € HT / jour

Contrôle fiscal et/ou social : 2 dispositifs pour assurer la sécurité de son entreprise

Avec l’introduction du Fichier des Écritures Comptables et la récente digitalisation des contrôles, il est normal de s’attendre à être un jour concerné par un contrôle fiscal et/ou social.

Diminuez votre risque et prémunissez-vous du stress et des coûts engendrés par un contrôle avec 2 dispositifs :

Chaque année, l’administration effectue près de 50 000 contrôles fiscaux et l’URSSAF près de 150 000 contrôles sociaux.

En préventif, l’Examen de Conformité Fiscale (ECF)

Evitez les intérêts et pénalités de retard !

  • S’assurer, à la fin d’un exercice comptable, de la conformité de votre comptabilité avec les règles fiscales en vigueur ;
  • Disposer d’un délai supplémentaire pour corriger d’éventuelles erreurs ou anomalies. Si vous prenez en compte les recommandations formulées, la DGFIP n’exigera pas le paiement de pénalités et intérêts de retard sur les 10 points de contrôles de l’ECF.
  • Rassurer l’administration fiscale et diminuer votre risque de contrôles fiscaux.

Notre mission : 

  • Audit de la comptabilité en 10 points de contrôle
  • Détection des éventuelles anomalies et établissement d’un compte-rendu de mission
  • Echanges : lorsque l’examen fait apparaître une anomalie, correction du point litigieux, à l’aide notamment d’une déclaration rectificative
  • Transmission à l’administration fiscale

En cas de contrôle, l’assistance au contrôle (ACFS)

Etre accompagné lors de la préparation et la défense de votre dossier.

  • Vous accompagner lors de contrôles de l’administration fiscale ou des organismes sociaux jusqu’à 5 jours (équivalent à une facturation moyenne de 6000 € HT) ;
  • Gérer les relations avec l’administration ;
  • Vous permettre de vous consacrer à votre activité en toute sérénité.

Notre mission : 

  • Assurer une présence lors des rendez-vous importants notamment lors de la 1ère visite du contrôleur
  • Gérer les relations avec le contrôleur pendant toute la procédure
  • Constituer le dossier et fournir l’ensemble des éléments demandés
  • Vérifier la légitimité des demandes émises par le ou les organes de contrôle
  • Répondre avec expertise à toutes les questions et demandes
  • Le cas échéant, préparer une réponse à la proposition de
    rectification

L’Assistance au Contrôle Fiscal et/ou Social n’est applicable qu’aux clients du Groupe Emargence nous ayant confié leurs missions comptables et/ou sociales.

NOTRE TARIFICATION

Mission de révision de l’expert-comptable : pour une collaboration client gagnant/gagnant

Parmi les missions de l’Expert-Comptable, la mission de révision sera de plus en plus fréquente avec l’avènement des outils de pilotage tels QuickBooks, adopté par le Groupe Emargence. 

Rappelez-vous que la philosophie des outils de pilotage et d’automatisation de saisie comptable repose sur les principes suivants :

  • établissement des factures de ventes,
  • remontée automatique des écritures bancaires,
  • affectation des recettes et des dépenses dans les comptes clients et fournisseurs idoines,
  • imputation comptable des dépenses par nature, soit manuellement, soit par le biais d’un OCR (Outil de Reconnaissance de Caractères) tel Receipt Bank que le Groupe Emargence préconise également, état préparatoire à l’établissement de la TVA.

Ainsi, l’Expert-Comptable qui accompagne et conseille l’entrepreneur, ne reçoit plus les pièces comptables du client. 

Lors de l’établissement des documents fiscaux de fin d’année, l’Expert-Comptable doit procéder à de nombreux contrôles respectant ainsi ses diligences professionnelles mais aussi les règles fiscales.

 

Parmi ces contrôles figurent :

  • l’analyse des documents comptables des postes sensibles ou zones de risques,
  • l’analyse par sondage de certains postes aux montants élevés, aux variations N/N-1 importantes ou tout simplement à une dépense plus conséquente que la moyenne des dépenses d’un poste,
  • le contrôle de l’application des bonnes bases pour tout le déclaratif fiscal ou social,
  • la règle du «cut off» ou «séparation des exercices» qui permet, selon la règlementation fiscale, d’affecter charges et produits sur le bon exercice fiscal.

Dans cette fiche, nous listons, avec les explications utiles, l’ensemble des informations et justificatifs nécessaires qui permettront à votre Expert-Comptable de réaliser ses contrôles et ses diligences professionnelles pour vous produire au plus vite votre bilan. 


I. Le capital et les opérations de capital

  • Copie du PV d’assemblée d’approbation des comptes N-1,
  • Copie des autres PV de l’année et des opérations de capital,
  • Information sur les associés qui auraient changé d’adresse ou seraient nouveaux ou pour une mise à jour de notre dossier permanent.

 

II. Les provisions pour risque

  • Tout justificatif d’un conflit, d’un contentieux, permettant de valider la provision d’une somme éventuellement à payer,
  • Toutes informations concernant les provisions pour risques antérieurs déjà passées en comptabilité (le risque existe-t-il toujours ? le risque a-t-il évolué ? le risque est-il éteint ?).

 

III. Les emprunts

Etat des échéanciers des emprunts souscrits dans l’année

 

IV. Les immobilisations

  • Copie des justificatifs des acquisitions de l’année,
  • En cas de cession, justificatif des cessions,
  • Validation de l’inventaire annuel des immobilisations pour rechercher les éventuelles mises au rebus, les destructions ou les vols.

 

V. Les stocks

  • Inventaire physique des stocks de matières premières, des marchandises, des produits finis et des travaux en cours (pour les prestations de services non achevées),
  • Etat des coûts de fabrications des éléments constitutifs des stocks,
  • Opinion sur la dépréciation de certains stocks.

 

VI. Les fournisseurs

  • Validation des soldes fournisseurs à la clôture de l’exercice et plus particulièrement le motif de non-paiement de dettes supérieurs à plus de 60 j,
  • Justificatifs de dettes fournisseurs non comptabilisées à la clôture de l’exercice (facture datée de l’exercice suivant ou facture non reçue du fournisseur) afin de nous permettre de passer les écritures de FNP (factures non parvenues).

 

VII. Les clients

  • Validation des soldes clients à la clôture de l’exercice et plus particulièrement le motif de non règlement des créances supérieures à 60 j,
  • Justificatifs des créances clients non comptabilisées à la clôture de l’exercice (facture datée de l’exercice suivant ou facture non encore établie) afin de nous permettre de passer les écritures de FAE (factures à établir),
  • Opinion sur les créances douteuses, les créances irrécouvrables et le sort des provisions antérieures (en veillant à bien respecter la réglementation très stricte en la matière).

 

VIII. Les comptes de personnels et charges sociales

  • Analyse du solde du compte personnel « salaires à payer » si le compte n’est pas soldé,
  • Si le social n’est pas établi par l’Expert-Comptable, justificatif des déclarations auprès de tous les organismes sociaux y compris la formation continue et la taxe d’apprentissage,
  • Etat des congés payés restant dus à la clôture afin de les provisionner,
  • Informations permettant de justifier le calcul de la provision pour retraite,
  • Si le dirigeant dépend du RSI, les copies des justificatifs du paiement de ses charges sociales,
  • Pour les stagiaires, copie des conventions de stages et attestation de paiement des indemnités,
  • Copie des justificatifs des reversements des précomptes auprès de la MDA et de l’Agessa ainsi que de la contribution diffuseur.

 

IX. Autres dettes

  • Explication sur tous comptes courants débiteurs (en principe interdit),
  • Justificatifs pour les produits qui concerneraient l’exercice suivant afin de les passer en écriture PCA (produits constatés d’avance).

 

X. Autres créances

Justificatifs des charges qui concerneraient l’exercice suivant afin de les passer en écriture de CCA (charges constatées d’avance).

 

XI. La trésorerie

  • Dernier relevé des banques à la clôture de l’exercice ainsi que les premiers de l’exercice suivant • Justificatif des rapprochements de banque,
  • Explication concernant toute somme supérieure à 60 j non rapprochée,
  • Premier relevé d’agios postérieurs à la clôture de l’exercice et concernant l’exercice qui vient de se clôturer,
  • S’il existe des VMP (valeurs mobilières de placements) ou des CAT (Comptes à terme), justificatifs des soldes et des valorisations à la clôture de l’exercice.

 

XII. Etat

  • Copie des déclarations de TVA afin d’effectuer le contrôle annuel,
  • Copie des bordereaux d’IS (impôt société),
  • Avis de la CFE/ CVAE,
  • Justificatifs des autres impôts (taxe sur les véhicules…).

 

XIII. Les charges

Nous vous demanderons par sondages, un certain nombre de factures passées en charges telles que :

  • Les dépenses supérieures à 500 euros passées en petit matériel, entretien et réparation, fournitures de bureau,
  • Les dépenses de frais de réception et frais de déplacement dont le montant est largement supérieur à la moyenne, la date correspond à une période de vacances scolaires, le lieu est un pays étranger ou non rattachées à une facturation clients • Copie de la DAS2 (déclaration des honoraires) ainsi que la copie de certaines factures d’honoraires afin d’en justifier la matérialité eu égard à l’activité,
  • Justificatif des primes d’assurances pour les rattacher au bon exercice comptable,
  • Justificatifs des frais de cadeaux pour valider l’application de la fiscalité en la matière,
  • Frais automobiles (réparation, entretien) pour valider  l’application de la fiscalité en la matière.

 

XIV. Les produits

Si vous utilisez un logiciel de gestion commerciale, état des ventes de l’année pour valider leur comptabilisation.

Pour les subventions reçues ou à recevoir, copie des conventions afin de valider leur imputation sur le bon exercice.

 

La check list des documents à obtenir

1. Editions générales

  • Balance générale PDF & EXCEL
  • Grand livre général PDF de toutes les écritures

2. Cycle J – Capitaux propres et provisions (Comptes 1)

  • Copie du PV de l’assemblée générale ordinaire portant sur l’affectation du résultat N-1
  • Copie du juridique exceptionnel de l’année (augmentation de capital, réduction de capital…)
  • Copie des mouvements de titres
  • Copie des litiges commerciaux, prud’hommaux… provisionnés ou à provisionner
  • Justificatif du calcul de l’Indemnité de Fin de Carrière (comptabilisé ou simplement à faire apparaître en Annexe)

3. Cycle G – Immobilisations corporelles et incorporelles (Comptes 2-675-681-775-781)

  • Copie des factures d’acquisition
  • Copie des factures de cession
  • Etat des mises au rebut
  • Justificatif des immobilisations financières, notamment les comptes annuels de ces structures et les PV d’AG
  • Justificatif des dépôts de garantie
  • Justificatif des prêts au personnel inscrits en 274xxx

4. Cycle F – Stock et travaux en cours (Comptes 3-603-713)

  • Inventaire du stock par type de produit
  • Liste des en-cours (travaux, production) et méthode de valorisation : à l’achèvement/à l’avancement

5. Cycle C – Fournisseurs / Achats (Comptes 40-60 sauf 606-603)

  • Balance auxiliaire comparative N/N-1 PDF
  • Grand livre fournisseurs des lettrés et des non lettrés de l’année N PDF
  • Grand livre fournisseurs de N+1 PDF
  • Balance âgée fournisseurs PDF
  • Copie des effets à payer
  • Liste et copie des factures non parvenues
  • Liste et copie des avoirs à recevoir
  • Liste et copie des avances et acomptes
  • Liste et copie des factures nécessitant un cut-off (CCA)

6. Cycle E – Clients – Ventes (Comptes 41-7)

  • Balance auxiliaire comparative N/N-1 PDF
  • Grand livre clients des lettrés et des non lettrés de l’année N PDF
  • Grand livre clients de N+1 PDF
  • Balance âgée clients PDF
  • Copie des effets à recevoir
  • Liste et copie des factures à établir
  • Liste et copie des avoirs à émettre
  • Liste et copie des avances et acomptes

  • Liste des créances douteuses et des déclarations de créances (+ tout justificatif s’y référant : échéanciers, mails/courriers de relances etc…)

  • Etat du chiffre d’affaires provenant du logiciel de gestion commerciale

7. Cycle H – Social – Personnel (Comptes 42-43-64-691-791)

  • Copie de la DADS (N 4DS)
  • Copie des déclarations sociales/bordereaux du dernier mois ou du dernier trimestre
  • Copie des déclarations sociales annuelles récapitulatives
  • Copie des accords d’intéressement, de participation…
  • Copie des déclarations sociales du dirigeant (RSI…)
  • Copie de la Taxe d’Apprentissage, Formation Professionnelle Continue, AGEFIPH, Effort Construction
  • Journal de paie annuel de l’exercice
  • Journal de paie mensuel du dernier mois de l’exercice
  • Journal récapitulatif des charges sociales de l’exercice
  • Copie des bulletins de payes du dernier mois
  • Justificatif du CICE, de la réduction FILLON
  • Registre du personnel pour l’identification des entrées / sorties
  • Copie de la notification du contrôle Urssaf

8. Cycle B – Trésorerie (Comptes 5-16-45-627-66-76)

  • Inventaire du stock par type de produit
  • Liste des en-cours (travaux, production) et méthode de valorisation : à l’achèvement/à l’avancement
  • Pour chaque banque copie du dernier rapprochement bancaire de l’exercice avec le relevé bancaire justifiant le solde
  • Copie du relevé bancaire du mois M+1
  • Copie des signatures autorisées sur les banque
  • Copie des intérêts bancaires à provisionner
  • Copie de l’inventaire de caisse signé
  • Copie des échéanciers des emprunts
  • Copie des conventions de trésorerie avec mention du taux de rémunération des comptes courants
  • Copie des contrats/conventions des comptes à terme souscrits et tout autre placement de trésorerie

9. Cycle I – Fiscal – Impôts et taxes (Comptes 44-63-695)

  • Copie de la dernière déclaration de TVA + rapprochement de TVA
  • Copie des bordereaux de taxes suivantes : Acomptes d’IS, Acomptes de CVAE, Acomptes de CFE, C3S, Taxe sur les bureaux, Taxe foncière, TVS…
  • Copie des états de loyers non déductibles fournis par les organismes de crédit-baux pour les véhicules de tourisme
  • Copie des crédits d’impôts
  • Copie de la notification du contrôle fiscal

10. Cycle D – Charges externes (Comptes 606-61-62)

  • Copie des contrats de crédit-bail/Locations Longue Durée
  • Copie du bail commercial pour la 1ère intervention et / ou changement au cours de l’exercice
  • Copie des factures d’assurance
  • Copie des cartes grises des véhicules
  • Copie des factures d’honoraires les plus importantes
  • Das 2

11. Cycle F – Stock et travaux en cours (Comptes 3-603-713)

  • Inventaire du stock par type de produit
  • Liste des en-cours (travaux, production) et méthode de valorisation : à l’achèvement/à l’avancement

 

Bien faire vos factures et gérer votre comptabilité sans Excel ni Word

Certes, Excel présente des fonctions puissantes qui permettent de réaliser simplement ses devis et factures et de tenir une comptabilité simple. Mais l’utilisation de Excel ou autre logiciel de bureautique peuvent causer des torts à l’entrepreneur qui ne peut fournir sa comptabilité en bonne et due forme, et montrent leurs limites en phase de développement d’activité.

 

1. Rappel des règles de conformité

L’utilisation d’Excel ou d’un “tableur” d’une autre marque pour tenir sa comptabilité a toujours été proscrite. La réponse est encore plus vraie aujourd’hui car ces logiciels de bureautique ne permettent pas de produire de fichiers aux normes de l’administration fiscale comme le FEC (fichier demandé lors d’un contrôle fiscal, et peut être à terme étendu à d’autres procédures déclaratives).

Il est interdit d’utiliser Excel ou un logiciel de bureautique (autre tableur, ou Word, ou Open Office) pour établir des factures, pour les mêmes raisons que celles de la tenue de la comptabilité évoquée précédemment. Si vous établissez peu de factures, il est recommandé d’utiliser un facturier “papier”, si par contre vous établissez de nombreuses factures nous recommandons d’utiliser un logiciel professionnel spécialisé. 

Le respect du caractère intangible et l’irréversibilité des écritures imposés par le plan comptable général pour la tenue de la comptabilité :

  • Pour les comptabilités tenues sur format papier, ce principe est assuré par l’absence de tout blanc ou altération, notamment dans la numérotation des factures.
  • Pour les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés, ce principe est garanti par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement.
  • Or le logiciel Excel ou les “tableurs” d’autres marques ne permettent pas cette validation. Dans la mesure où ils ne permettent pas de garantir l’intangibilité et l’irréversibilité des écritures validées, l’utilisation de ces logiciels n’est pas conforme aux prescriptions du plan comptable général.

 

2. Gestion des documents

Une documentation du processus de facturation est obligatoire selon la réforme entrée en vigueur au 1er janvier 2014. En effet au-delà du FEC, il peut être demandé de joindre tout autre fichier de données ayant eu une incidence sur la comptabilité : 

  • Autant les factures émises que reçues, notamment pour une déclaration de TVA conforme.
  • Les différents documents contractuels et commerciaux entre les différentes parties pour matérialiser le flux d’échanges.

 

3. Des impératifs

La sauvegarde, l’archivage, la sécurisation des données professionnelles et la remontée d’information sont des actions vitales pour une entreprise. 

Vous devez vous prémunir et observer quelques impératifs par rapport à vos données : 

  • Impératif économique et financier : si vous perdez tout ou une partie de vos informations comptables et de gestion, vous courrez le risque de perdre du temps et donc de l’argent à les reconstituer.
  • Impératif commercial : si vous perdez toutes les informations relatives à votre fichier client et l’historique associé, les futures actions seront plus compliquées à entreprendre.
  • Impératif réglementaire : l’entrepreneur est légalement tenu de conserver pendant 6 ans sa comptabilité et d’être en mesure de la présenter en cas de demande de l’administration (contrôle fiscal ou social). 

 

4.  Une gestion de l’entreprise à jour

L’accès plus rapide aux informations de l’entreprise et un gain de temps dans la gestion.

Pour l’expert-comptable, lorsqu’il est nécessaire de produire les documents demandés (contrôle, échanges avec la banque…), de faire un point précis sur des documents comptables (bilan, déclaration de TVA…). Par l’entrepreneur pour la gestion de son entreprise :

  • Saisie et suivi des devis et factures.
  • Saisie des opérations en écritures comptables.
  • Suivi des encaissements et de la trésorerie.
  • Une comptabilité plus à jour et une automatisation de la TVA.

 

Conclusion

Utiliser Excel ou tout autre logiciel de bureautique est à proscrire pour gérer sa comptabilité. Les risques d’erreurs sont nombreux et ce type de logiciel atteint très vite ses limites, notamment en terme d’obligations légales.

Pour piloter votre entreprise, il est préférable d’y consacrer un petit budget et de se tourner vers des logiciels de gestion adaptés comme QuickBooks.

Simple, fluide et efficace, l’application vous permettra de vous concentrer sur votre activité tout en gardant un oeil sur les indicateurs essentiels à votre entreprise.

Par ailleurs, les entrepreneurs gagnent à opter pour des solutions qui fiabilisent leur gestion d’entreprise et de tenue comptable, et réduisent ainsi les risques de non-conformité en cas de contrôle fiscal.

L’investissement dans une solution comme QuickBooks vaut mieux que les peines encourues. En effet, dans le cas de défaut de présentation des fichiers des écritures selon les nouvelles modalités, l’entrepreneur est passible d’une amende de 5 000€ ou, en cas de rectification si le montant est plus élevé, de 10% de ses droits mis à la charge du contribuable, applicable pour chaque exercice pour lequel le fichier remis n’est pas conforme aux normes prévues par l’article A. 47 du Livre des Procédures Fiscales.

 

Le pôle expertise comptable du Groupe Emargence propose désormais la solution QuickBooks, si vous êtes intéressés, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre collaborateur.

 

Commerçants : respectez-vous les règles d’inventaire des stocks ? 

On ne peut pas évoquer le terme « stock » ou « gestion de stock » sans mentionner l’inventaire. Souvent considéré comme un calvaire, notamment pour celui de fin d’année, l’Inventaire est pourtant très important pour le bon fonctionnement d’une entreprise : il permet de vérifier l’exactitude des stocks réels. L’inventaire est le décompte des articles stockés de façon périodique. Il peut être permanent ou tournant.

 

1. Principes de l’inventaire

Pour bien comprendre le mécanisme de l’inventaire et son déroulement, il est important de s’intéresser à ces trois moments clés :

• Le déclenchement :

On parle de déclenchement d’inventaire quand une demande est faite pour un décompte de la marchandise. Ce déclenchement se déroule à des périodes bien précises (comme en fin d’année) ou lors d’un constat sur stock (un écart par exemple).

• Le déroulement :

Cela signifie la mise en place de l’inventaire et toutes les étapes qui sont réalisées durant cette procédure. Il s’agit de compter les articles en stock, d’analyser les écarts éventuellement trouvés et de valider les nouvelles valeurs.

• La fin de l’inventaire :

La fin effective de l’inventaire coïncide avec la mise à jour des données. Si vous avez un logiciel de gestion des stocks, c’est au service financier et comptable d’effectuer ces mises à jour, après valorisation des stocks.

 

II. L’inventaire permanent

Parmi les méthodes d’inventaire qui existent, il y a l’inventaire permanent.
Il s’agit de suivre le stock en temps réel en assurant le décompte des quantités du stock à chaque entrée ou sortie d’un produit.

Cette méthode a l’avantage d’assurer des écritures plus justes puisque tout écart est corrigé ; mais elle représente un coût de gestion important.

 

III. L’inventaire tournant

Contrairement à l’inventaire permanent qui vise chaque article du stock à son entrée ou sortie, l’inventaire tournant s’intéresse, à l’instant T déterminé â l’avance, à une liste d’articles différents.

Ainsi pour décompter l’ensemble des articles du stock, il faudra mettre en place plusieurs inventaires tournants durant l’année.

L’inventaire tournant est un compromis entre l’inventaire permanent (qui se fait à chaque mouvement de stock et pour tous les articles) et l’inventaire annuel.

Ainsi, vous n’attendez pas une période trop longue pour rectifier les écarts d’inventaire et vous ne souffrez pas de la lourdeur du système imposé par un inventaire permanent.

Dans la plupart des cas, la méthode de l’inventaire tournant est retenue sauf si le stock est peu important.

Les problématiques de stocks sont souvent des enjeux capitaux en matière de gestion d’entreprise et sont souvent des points sensibles lors des contrôles fiscaux.