Lorsqu’un employeur choisit de rembourser les frais professionnels d’un salarié de manière forfaitaire, il doit veiller à ce que ces remboursements ne soient pas manifestement disproportionnés au regard du montant réel que le salarié a engagé.

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Un employeur doit en principe rembourser toutes les dépenses avancées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle, dès lors qu’elles sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise. En général, ce remboursement de frais professionnels s’effectue pour chaque dépense engagée, sur justificatifs fournis par le salarié.

Lorsque les frais professionnels sont récurrents et d’un montant globalement constant dans le temps, certains employeurs préfèrent effectuer ce remboursement sous la forme d’une somme forfaitaire, versée généralement chaque mois, en complément du salaire.

Et si la Cour de cassation accepte le principe d’un remboursement forfaitaire des frais professionnels, elle pose toutefois certaines conditions quant à sa mise en œuvre.

Pour être valable, ce mode de remboursement doit d’abord avoir été accepté expressément par le salarié, soit à l’occasion de la conclusion de son contrat de travail, soit par le biais d’un avenant conclu ultérieurement.

Les magistrats exigent, ensuite, que la rémunération finalement perçue par le salarié soit toujours au moins égale au Smic. En conséquence, le coût des dépenses de nature professionnelle réellement engagées par le salarié ne doit pas faire passer son salaire en dessous du Smic (ou du minimum conventionnel s’il lui est plus favorable).

Dernière condition, énoncée celle-ci par la Cour de cassation au mois de juin dernier, la somme forfaitaire allouée au salarié pour compenser ses frais professionnels ne doit pas être manifestement disproportionnée au regard du montant réel qu’il a engagé.

Appliquant cette nouvelle règle, les magistrats ont ainsi considéré qu’un remboursement forfaitaire de frais professionnels était manifestement disproportionné dès lors que ce remboursement était structurellement insuffisant et qu’il ne couvrait en moyenne qu’un tiers des sommes engagées par le salarié concerné.

Cassation sociale, 20 juin 2013, n° 11-23071
Cassation sociale, 20 juin 2013, n° 11-19663

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