Fiscalement, une facture électronique est une facture créée, transmise, reçue et archivée sous forme dématérialisée. L’ensemble du processus de facturation doit ainsi être électronique. Une facture conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue donc pas une facture électronique mais une facture papier. Or, lorsque les factures sont établies sur support papier, seule la facture d’origine permet normalement de justifier la récupération de la TVA.

Toutefois, pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire lié au Covid-19, l’administration fiscale admet que les fournisseurs puissent adresser à leurs clients une facture papier numérisée par courriel, sans envoyer la facture papier correspondante par voie postale, tout en préservant le droit à déduction de la TVA du client.

Rappel : les entreprises qui émettent et/ou reçoivent ces factures doivent mettre en place des contrôles établissant une « piste d’audit fiable ».

Ces factures peuvent ensuite être conservées, tant par le fournisseur que par le client, sur support papier ou sur support informatique en les numérisant. Une numérisation qui suppose que le document soit au format Pdf assorti d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique ou de tout dispositif sécurisé équivalent.

Par tolérance, l’administration autorise le client, pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire, à conserver sous format Pdf simple la facture papier numérisée reçue par courrier électronique. À l’issue de cette période, il devra la conserver sur support papier en l’imprimant ou la numériser, dans les conditions précitées.

www.impots.gouv.fr, « Coronavirus – Covid 19 : le point sur la situation », mise à jour du 6 avril 2020