Power Automate pour vous aider à automatiser des travaux manuels répétitifs à faible valeur ajoutée.
 
Régulièrement, vous téléchargez les pièces jointes de vos mails puis vous téléchargez les fichiers sur votre serveur. Chaque matin, vous vous connectez à un site web, vous recherchez les chiffres quotidiens puis vous les enregistrez dans un autre système, …
 
La rationalisation de tâches répétitives est une étape déterminante pour optimiser les activités d’une d’une organisation.
Power Automate peut vous aider à automatiser ces travaux manuels répétitifs à faible valeur ajoutée.

 

Qu’est-ce que Power Automate ?

Logiciel de type RPA (« Robotic Process Automation »), Power Automate permet à tout utilisateur de créer un flux reproductible qui, lorsqu’il est déclenché, automatise l’action et va exécuter le processus.
Il vous aide à créer des workflows automatisés pour synchroniser les différentes applications et les services de votre système d’information.

Quelques avantages :

  • Automatiser des tâches répétitives telles que le transfert de données d’un système à un autre
  • Guider un utilisateur dans un processus pour qu’il puisse effectuer les différentes phases
  • Se connecter à des sources de données externes via un connecteur ou directement via une API
  • Interconnecter vos systèmes informatiques

 

Fonctionnement de Power Automate

Power Automate est inclus dans le pack Office 365.
Il comprend une application SaaS accessible depuis un navigateur, à l’adresse suivante : https://powerautomate.microsoft.com/fr-fr/
 
 
 
Il existe également une version téléchargeable pour bureau appelée Power Automate Desktop ainsi qu’une application mobile.
 
Power Automate fonctionne à l’aide de différents flux qui déclenchent une action quand le processus s’active. Il est possible de créer un modèle de A à Z ou de partir d’une trame existante.
 
Flux de cloud automatisé Dès qu’une action est réalisée dans le cloud, le flux se déclenche automatiquement.
Flux de cloud instantané Déclenché manuellement, sur ordre.
Flux de cloud planifié Flux déclenché à une date fixe ou à récurrence fixe.
Flux de bureau Enregistrement d’action sur le bureau.
Flux de processus métier Analyse des processus d’une entreprise en fonction des actions des utilisateurs.
 
 

Comment utiliser Power Automate ?

Grâce à plus de 600 connecteurs, Power Automate offre la possibilité de facilement se connecter aux données de vos différents applicatifs.
 
Quelques exemples de logiciels connectables :
  • Salesforce
  • Power BI
  • Dynamics 365
  • Google Drive
  • Sharepoint
  • Office 365
  • Une boite mail (Outlook, Gmail, etc)
 
Quelques exemples de modèles déjà paramétrés dans Power Automate :
 

Des exemples seront plus clairs pour comprendre les possibilités d’utilisation de Power Automate.

 

Cas d’utilisation 1 : enregistrer les pièces jointes de mail Gmail dans Google Drive

Vous souhaitez enregistrer les pièces jointes reçues par mail dans un dossier dédié, partagé avec d’autres utilisateurs. Ici, l’objectif est donc d’automatiser les données entre Gmail et Google Drive.

 
Étape 1 : sélectionner le flux existant
Un modèle existe directement dans Power Automate.
 
Étape 2 : connecter son compte Gmail
Vous pouvez sélectionner « l’étiquette » de la boite à automatiser.
 
Mode avancé :
Personnalisez l’automatisation en renseignant des critères : choisir le destinataire, l’expéditeur, l’objet du mail, etc.
Par exemple, seuls les mails reçus de tel expéditeur ou commençant par tel titre, seront enregistrés dans Google Drive.
 
Étape 3 : Action à appliquer à chaque pièces jointe
Dans un second temps, vous précisez dans quel répertoire sera enregistré la pièce jointe et sous quel nom.
 
Il est ensuite possible de tester le flux afin de vérifier qu’il fonctionne correctement.
 En cliquant sur « Tester », Power Automate analyse chaque action et vérifie qu’il n’y a pas d’erreur lors de son exécution.

 

En complément, vous pouvez avoir une analyse de l’activité de ce flux à travers trois grands thèmes :
  • Les actions réalisées
  • Son utilisation (nombre d’exécution du flux)
  • Les erreurs engendrées
 
Pour illustrer ce que propose Power Automate, voici un exemple de flux après quelques jours d’utilisation :


On remarquera que l’analyse se fait par le biais de Power BI, avec la possibilité de récupérer les données collectées automatiquement par Power Automate.

 

Cas d’utilisation 2 : Poster les mises à jour de la météo MSN sur un groupe de discussion Yammer chaque jour.

Le but est de pouvoir publier automatiquement, dans un groupe de conversation, des informations provenant d’un site externe.

 
Étape 1 : Sélectionner le flux existant
Un modèle existe directement dans Power Automate.
 
Étape 2 : Définir la récurrence de publication   
  Étape 3 : Choisir la localisation des données météorologiques
  Étape 4 : Choisir le groupe de discussion dans lequel publier le message en récupérant l’ID du groupe
  Étape 5 : Automatiser la composition du contenu du message (avec du texte fixe et des éléments variables proposés)

 

Conclusion

Pour résumer, Power Automate est une application pour lier vos sources de données en vous permettant d’automatiser certaines tâches répétitives et de les vérifier. Nous aborderons d’autres exemples d’utilisations dans de prochaines newsletters.

N’hésitez pas à nous contacter par email ou via notre site internet si vous avez besoin d’un accompagnement pour implanter Power Automate dans votre organisation.