Office 365 a introduit depuis janvier 2020 sept nouvelles fonctions utilisables dans Excel.
Découvrez les grâce à des exemples concrets.
 

 

Détails des nouvelles fonctions introduites avec Office 365

Sept nouvelles fonctions sont désormais utilisables dans Excel :

FILTRE

Filtrer les données en fonction d’un indicateur

SÉQUENCE

Créer une séquence ou une liste dynamique de données

TRI

Trier les données d’une colonne

RECHERCHEX

Rechercher des données horizontalement et verticalement

TABLEAU.ALEAT

Renvoyer une liste de nombres aléatoires dans un tableau

TRIER PAR

Trier les données de 2 ou plusieurs colonnes

UNIQUE

Isoler les valeurs uniques et supprimer les doublons d’une liste

Ces fonctions sont très puissantes et vont vous permettre de plus facilement automatiser et traiter des données sur Excel. Il est également possible de combiner ces fonctions entre elles pour plus d’efficacité.

Nous allons illustrer l’intérêt d’utiliser ces fonctions à travers trois exemples pratiques.

Si vous n’avez pas Office 365, n’hésitez pas à nous contacter, nous pourrons vous proposer des alternatives pour résoudre les cas ci-dessous.

Exemple 1 : Trier et filtrer les données en fonction d’un critère de recherche

Nous avons récupéré avec Power Query, les parités quotidiennes sur le site de la banque de France : https://www.banque-france.fr/statistiques/taux-et-cours/les-taux-de-change-salle-des-marches/parites-quotidiennes

Nous avons extrait les taux de change quotidiens de chaque devise par rapport à l’euro (période du 1er au 31 décembre 2020).

Nous souhaitons filtrer dynamiquement sur le Dollar américain (USD) et avoir les données triées par ordre croissant.

Pour contourner ce point, il faut combiner les formules « TRIER » et « FILTRE » pour réaliser cette opération :

  • FILTRE, pour filtrer sur la devise souhaitée (ici « USD » pour le dollar américain)
  • TRIER, pour trier ces données par ordre croissant

Notre critère de recherche est en F2 -> « USD ».

La syntaxe de la formule à appliquer est la suivante : =TRIER(FILTRE(A:D;B:B=F2);1) , que nous allons renseigner uniquement en cellule H2.

Dans le détail :

  • A:D : ensemble de la table sur laquelle nous souhaitons réaliser les opérations
  • B:B : colonne où se trouve le code devise, sur lequel nous souhaitons filtrer
  • F2 : critère de filtre (ici « USD »)
  • 1 : tri que nous souhaitons réaliser (1 = Croissant // – 1 : Décroissant).

Exemple 2 : Trier et supprimer les doublons d’une table

Nous sommes repartis de la base évoquée dans l’exemple 1, qui reprend les parités quotidiennes de la Banque de France du 1er janvier au 31 décembre 2020.

Nous souhaitons maintenant que :

  • Le code devise et le nom de chaque devise de la table soient affichées
  • Et trier ces données par ordre croissant.

Pour résoudre cette problématique, il faut combiner les 2 formules suivantes :

  • UNIQUE, pour supprimer les doublons et avoir une liste des codes devises
  • TRIER, pour trier ces données par ordre croissant

La syntaxe de la formule à appliquer est la suivante :

=TRIER(UNIQUE(B2:C800);;1) , que nous allons renseigner uniquement en cellule F2.

Dans le détail :

  • B2:C800 : colonne que nous souhaitons afficher (le code devise et le nom de la devise)
  • 1 : tri que nous souhaitons réaliser (1 = Croissant // – 1 : Décroissant)

Exemple 3 : Recherche Approchante (pour catégoriser des éléments)

Nous avons créé une base avec des noms d’entreprises fictives et leur nombre de salariés en colonne A et B.

Nous souhaitons compléter ces données en catégorisant les entreprises en fonction de leur nombre de salariés, grâce à la table qui a été construite à partie de la colonne E :

  • Micro-entreprise, quand la société a entre 0 et 9 salariés
  • Petite entreprise, quand la société a entre 10 et 49 salariés
  • Moyenne entreprise, quand la société a entre 50 et 249 salariés
  • Grande entreprise, quand la société a plus de 250 salariés

Pour résoudre cette problématique, nous pouvons utiliser la formule « RECHERCHEX », qui va permettre de résoudre facilement ce cas, qui n’aurait pas pu être résolu avec la formule « RECHERCHEV ».

La syntaxe de la formule à appliquer est la suivante :

= RECHERCHEX(B4;G:G;E:E;;-1) , que nous allons étirer sur toute la colonne C.

Dans le détail :

  • B4 : valeur recherchée qui correspond au « Nombre de salariés » que nous avons pour chaque entreprise
  • G:G : colonne de recherche, où est le minimum de salariés pour chaque catégorie
  • E:E : résultat que l’on souhaite renvoyer (« Nom de la structure »)
  • -1 : « Correspond exacte ou élément inférieur suivant », car nous avons indiqué le minimum de salariés de chaque catégorie en colonne G

Conclusion

Ces fonctions sont très puissantes et vont vous permettre de plus facilement automatiser et sécuriser vos données sur Excel.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus de précisions ou si vous souhaitez recevoir le fichier qui a été construit pour illustrer cet article. 

Nous continuerons d’évoquer des thèmes autour de l’automatisation de vos travaux sur Excel dans de prochaines newsletters. Vous pouvez consulter nos offres pour vous perfectionner sur Excel ou optimiser et sécuriser vos fichiers , en cliquant ICI.