Qui n’a jamais vu un entrepreneur faire sa facturation avec Excel, pire y tenir sa comptabilité… Excel, un outil aux capacités incroyables, à la fois simple et souple dans son utilisation.
Si souple que l’administration, qui observe de très près la transition numérique et l’automatisation de la saisie des écritures comptables, entend bien profiter de cette période pour sécuriser et automatiser ses contrôles fiscaux… et concomitamment, interdire l’utilisation de la comptabilité et la facturation via le logiciel Excel.
« Gare à tes FEC » s’écria le fisc… FEC = Fichier des Ecritures Comptables… nous autres les experts comptables n’avons plus que ce mot à la bouche. Et pour cause, l’administration dans sa grande mansuétude n’a de cesse de nous opposer le FEC pour nous rejeter des comptabilités et déclencher des redressements « méchants » dès lors que nous contrevenons à cette loi de janvier 2014.
Une comptabilité doit observer des critères d’irréversibilité que ne peut offrir Excel (une écriture validée ne peut plus être modifiée). Désormais, tout logiciel ou application qui concerne la facturation (qui se déverse dans la comptabilité) et la comptabilité elle-même, doivent obéir aux normes FEC.
Chez Emargence, pour notre transition numérique nous avons fait le choix de la plateforme QuickBooks d’Intuit, qui gère aussi bien la facturation qu’une pré-saisie comptable.
Nous pouvons vous garantir que QuickBooks est conforme aux FEC car une fois éditée, une facture client ne peut pas être modifiée et une fois enregistrée une facture fournisseur ne pourra pas être modifiée. En cas de contrôle fiscal, nous pourrons obtenir les attestations FEC permettant le déroulement d’un contrôle dans des conditions normales.
Et tout ceci se réalise, grâce à QuickBooks, en full web, en mode SAAS, avec des sauvegardes des données, également conformes aux exigences de l’administration. En dehors de cette sécurisation, cette utilisation full web permet un gain de temps précieux tant à l’entrepreneur qu’à l’expert-comptable dans la recherche des documents et informations, nécessaires pour ce dernier pour mener à bien sa mission.
De plus, aucune mise à jour à télécharger : QuickBooks fait évoluer son produit constamment sans rompre votre disponibilité à la plateforme.
Mais alors qu’allez-vous devenir sans vos nombreux tableaux Excel qui vous permettaient de suivre votre entreprise ?
QuickBooks est un outil de pilotage de l’entreprise de 4ème génération :

  • les devis se transforment en factures,
  • les factures se versent dans la comptabilité,
  • les relances et les encours sont faciles à gérer,
  • la banque remonte automatiquement permettant de valider les encaissements et les décaissements…..

Et avec des tableaux de bord, je pilote au quotidien mon entreprise en prenant conseil auprès d’Emargence qui, en dehors de son rôle de reviseur et de superviseur, devient l’accompagnant quotidien de votre structure.
Alors convaincu qu’Excel a vécu et qu’il faut vivre désormais la sécurisation, l’automatisation, le partage de données… et le vrai pilotage de votre entreprise.
Nous pouvons vous proposer, si vous le souhaitez, une démonstration de Quickbooks ainsi que de Receipt Bank, le module OCR qui accompagne automatiquement la transformation comptable de tous documents scannés… N’hésitez pas à nous solliciter.
Stéphane MARIETTEStéphane Mariette
Expert-Comptable Associé