Corner IT : 3 conseils simples pour bien structurer un fichier Excel

Ceux qui n’ont jamais été rebutés en ouvrant un fichier Excel avec une dizaine d’onglets sans cohérence de noms et un sens de lecture complexe à appréhender… lèvent la main !

Heureusement, voici la recette pour construire un beau fichier Excel structuré.

Une structure logique de lecture

Et oui, il est important de respecter une certaine logique quand on crée un fichier afin de ne pas perdre un futur utilisateur dans les méandres d’Excel.

Quelques règles à avoir en tête :

  • Classer ses onglets en respectant un sens logique de lecture : de gauche à droite (ou de droite à gauche si vous voulez être plus “fou-fou”)
  • Mettre des numéros à chaque onglet : 
    • 1er onglet : données de départ ou mode opératoire
    • Dernier onglet : données finales

Voici par exemple, une structure possible pour la mise en place d’un fichier de contrôle entre un fichier de ventes et un grand livre comptable :

Un onglet = une seule utilité

Autre astuce simple mais tellement importante pour ne pas se perdre : il est conseillé que chaque onglet ait son utilité propre. Pas besoin de tout mélanger, pensez “simple”.

Quelques suggestions sur ce point :

  • Au niveau de chaque onglet, la cellule A1 reprend le titre de l’onglet
  • Les données commencent ensuite en dessous en colonne A
  • Chaque colonne est nommée avec un titre clair
  • Au-dessus du titre de chaque colonne, on peut préciser, si c’est nécessaire, le mode d’alimentation de la colonne : « MANUEL » ou « AUTOMATIQUE »

Un code couleur qui guide l’utilisateur

Petit secret aux grands effets : choisir un code couleur clair, à la fois au niveau du nom des onglets mais également au niveau de chaque onglet. Ici, une nuance de bleu au niveau du nom de chaque onglet (et une numérotation adaptée) guide le lecteur.

À l’intérieur d’un onglet, même principe ! Exemple :

Conclusion :

Toutes ces “astuces de chef”, que vous auriez peut-être aimé connaître plus tôt, sont simples à mettre en place. Elles vont faciliter votre confort de traitement et la revue du fichier. Mais mieux que tout, elles vont permettre aux personnes qui reçoivent votre fichier de l’appréhender plus rapidement et de leur passer l’envie de fermer illico presto, votre fichier ! 

Emargence peut vous accompagner pour réduire vos délais de production, sécuriser vos processus et amélioration de la qualité de vos données.

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